Imagine a cena: você acabou de fechar um excelente contrato ou realizar uma venda importante. O cliente está satisfeito, o dinheiro vai entrar no caixa, mas então surge a pergunta inevitável: “Você pode me enviar a nota fiscal?”.
Nesse momento, muitos empreendedores que optaram pelo Simples Nacional sentem um frio na barriga. Afinal, o nome do regime tributário sugere facilidade, mas a prática da emissão de documentos fiscais pode parecer tudo, menos simples. Dúvidas sobre qual modelo usar, se precisa de certificado digital ou quais códigos preencher são extremamente comuns.
Se você se identifica com essa situação, este artigo é para você. Como especialistas em contabilidade consultiva, nós da Flex Consultoria Contábil preparamos este guia para descomplicar, de uma vez por todas, a relação da sua empresa com a simples nacional nota fiscal.
O mito da simplicidade: por que a emissão de notas ainda gera dúvidas?
O Simples Nacional foi criado para facilitar a vida das micro e pequenas empresas, unificando oito impostos em uma única guia de pagamento mensal, o DAS. Isso é, de fato, uma grande vantagem.
No entanto, existe uma confusão comum: muitos empresários acham que essa simplificação no pagamento dos impostos elimina a obrigação acessória de emitir a nota fiscal. Isso não é verdade.
A nota fiscal é o documento que comprova a operação de venda de um produto ou a prestação de um serviço. Ela é a base para o cálculo do próprio DAS. Sem a emissão correta da nota, sua empresa opera na informalidade, ficando sujeita a multas pesadas e problemas sérios com a Receita Federal, independentemente do regime tributário.
Quem está obrigado a emitir nota fiscal no Simples Nacional?
A regra geral é clara: todas as empresas optantes pelo Simples Nacional são obrigadas a emitir nota fiscal em suas operações. A transparência fiscal é um dos pilares para a manutenção da empresa neste regime.
No entanto, a legislação brasileira sempre possui suas nuances, e é fundamental entender onde sua operação se encaixa.
A regra geral para vendas B2B e serviços
Sempre que a sua empresa (optante pelo Simples) vender um produto ou prestar um serviço para outra pessoa jurídica (B2B – Business to Business), a emissão da nota fiscal é obrigatória, independentemente do valor da transação.
O mesmo se aplica se o seu cliente for um órgão público. Nesses casos, não há exceção: a formalização da operação via documento fiscal é indispensável.
As exceções para venda ao consumidor final (B2C)
Aqui existe uma flexibilização importante. Se a sua empresa vender um produto diretamente para um consumidor final pessoa física (B2C – Business to Consumer), a emissão da nota fiscal pode ser dispensada apenas se o cliente não exigir o documento.
Contudo, atenção: se o consumidor solicitar a nota, a emissão torna-se obrigatória imediatamente. Além disso, essa dispensa não se aplica à prestação de serviços, onde a nota fiscal deve ser emitida mesmo para pessoas físicas.
O caso específico do MEI: quando a emissão é obrigatória
O Microempreendedor Individual (MEI) faz parte do Simples Nacional, mas possui regras próprias. O MEI é obrigado a emitir nota fiscal sempre que vender ou prestar serviços para outras empresas (pessoas jurídicas).
Por outro lado, o MEI está dispensado de emitir nota fiscal quando vender produtos ou prestar serviços para o consumidor final pessoa física, salvo se o cliente exigir.
Os principais tipos de notas fiscais e quando usar cada uma
Para garantir a conformidade, não basta apenas emitir a nota; é preciso emitir o modelo correto para a sua atividade. Usar o modelo errado pode invalidar a operação e gerar passivos fiscais.
Abaixo, listamos os tipos mais comuns utilizados por empresas do Simples Nacional. Se você tiver dúvidas rápidas sobre qual se aplica ao seu negócio hoje, pode chamar nossa equipe no WhatsApp para uma orientação ágil.
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos)
Conhecida como modelo 55, a NF-e é utilizada exclusivamente para registrar a venda de mercadorias e produtos. Ela acoberta a circulação física do bem. Se sua empresa é um comércio, uma indústria ou um e-commerce que vende produtos físicos, este é o seu modelo principal para operações entre empresas ou vendas de maior valor.
NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)
A NFS-e é destinada a empresas que prestam serviços (como consultorias, agências de marketing, academias, empresas de manutenção, etc.).
Um ponto de atenção crucial aqui é que a NFS-e é de competência municipal. Isso significa que as regras, o layout e o sistema de emissão variam de prefeitura para prefeitura. Empresas do Simples Nacional devem seguir as regras do município onde estão estabelecidas.
NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)
A NFC-e (modelo 65) é a substituta moderna do antigo cupom fiscal emitido por impressoras fiscais (ECF). Ela é utilizada no varejo para vendas diretas ao consumidor final, geralmente em operações presenciais com grande volume e menor valor médio, como em padarias, farmácias e lojas de roupas.
Pontos de atenção cruciais para evitar problemas com o Fisco
Dominar a simples nacional nota fiscal vai além de saber qual modelo usar. Existem detalhes técnicos que garantem a validade jurídica do documento.
A necessidade do certificado digital
Para emitir a maioria dos modelos eletrônicos (NF-e, NFC-e e, em muitas prefeituras, a NFS-e), sua empresa precisará de um Certificado Digital (geralmente e-CNPJ modelos A1 ou A3). Ele funciona como a assinatura digital da sua empresa, garantindo a autenticidade e a integridade jurídica do documento fiscal emitido. O MEI, em alguns casos específicos de nota de serviço, ainda pode conseguir emitir com senha web, mas a tendência é a obrigatoriedade geral do certificado.
A sopa de letrinhas: entendendo NCM, CFOP e CSOSN
É aqui que a maioria dos erros acontece. O preenchimento incorreto desses códigos pode levar sua empresa a pagar mais impostos do que deveria ou a ser autuada pela Receita.
- NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): É um código de 8 dígitos que identifica a natureza da mercadoria. Ele define, por exemplo, se um produto tem substituição tributária ou isenção.
- CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): Define qual é a operação que está sendo realizada (ex: venda, devolução, remessa para conserto) e se ela é dentro ou fora do estado.
- CSOSN (Código de Situação da Operação no Simples Nacional): Esse código substitui o CST para empresas do Simples e indica como aquela operação específica será tributada dentro do regime.
A contabilidade consultiva como aliada na sua gestão fiscal
Como vimos, embora o regime seja “Simples”, a rotina fiscal exige atenção e conhecimento técnico. Tentar gerenciar tudo isso sozinho, usando emissores gratuitos sem suporte e “chutando” os códigos fiscais, é uma economia que pode custar muito caro no futuro.
O papel de uma contabilidade consultiva, digital e híbrida vai muito além de gerar o DAS no final do mês. Nós atuamos na configuração correta do seu sistema emissor, na parametrização dos códigos fiscais dos seus produtos e na orientação contínua para que sua empresa cresça com segurança fiscal.
Se você quer ter a tranquilidade de que suas notas fiscais estão sendo emitidas corretamente, focando seu tempo no que realmente importa o crescimento do seu negócio, entre em contato conosco. Vamos juntos descomplicar a gestão da sua empresa.